Вы планируете организовать мероприятие в компании для коллег или сотрудников, для близких друзей или в кругу семьи? Событие должно стать знаковым для продвижения вашего бизнеса и ориентировано на клиентов вашего предприятия?! Вот несколько элементов которые можно учесть в планировании предстоящего проекта.
Если представить, что событие – это набор элементов, то можно выделить элементы двух видов.
Первое – основное содержание, те моменты, которые передают основную идею вашего события. если вы запланировали развлекать участников, то возможно основным будет выступление музыкальной группы или просмотр кинофильма, активность участников, которая будет дарить положительные яркие эмоции, силы и формировать настроение. Если ваше событие носит образовательные характер – то основными элементами будут выступления спикеров, мастер-классы, дебаты или презентации, и другие формы взаимодействия, где участники получат новую информацию, познакомятся с тенденциями, разберут интересующие их вопросы.
Второе – дополнительные элементы, формирующие атмосферу вашего события, характер встреч, восприятие и отношение участников, понимание ими содержания и цели организуемого мероприятия.
* Регистрация, встреча участников. Здесь важно учитывать два простых момента. Во-первых, четкое понимание, кто пришел и сколько гостей в итоге присутствует на событии. Это дает нам возможность управлять событием – убрать лишние посадочные места, или добавить недостающие; обеспечить безопасность гостей, спикеров или элементов технического сопровождения; обеспечить необходимое количество раздаточного материала и продуктов питания, воды; а также сформировать базу участников для дальнейшего пост-сопровождения, например, для рассылки итоговых писем или благодарностей. Второе по последовательности, но не по степени важности, гостям нужно внимание и ясность! Встреча и регистрация – это «рукопожатие»! именно здесь ваш гость узнает, что его ожидает, как все будет происходить, сколько времени займет событие, и какое настроение у него будет весь день! Именно здесь ваш гость понимает, как к нему относятся и принимает решение, как он будет относится к вам! Да, пожалуй, «рукопожатие», отличный образ! Ясность, четкость, знакомство, встреча!
* Размещение гостей. Гостям должно быть удобно! А значит, видно, слышно, легко, комфортно и уютно! При планировании пространства визуально представьте ваше пространство заполненным людьми, декором, мебелью и другими элементами мероприятия, например, выставочными стендами, подиумами и др. И с учетом комфорта и уюта, разместите в пространстве только необходимые элементы. Не должно быть лишнего. Максимальный простор, с акцентами на основное содержание события.
* Открытие. Церемония открытия, или приветствие, или озвучивание программы по TV-мониторам, или объявление ведущим в микрофон – любая форма старта – это закрепление знакомства. Здесь происходит объяснение «правил взаимодействия», донесение ценностей, формирование и сбор ожиданий!
* Приветствие первых лиц. Мы вынесли этот элемент не случайно. Во-первых, потому что это может не быть частью открытия, но включено в раздаточный материал, или предшествовать событию отдельным мероприятием – пресс-конференция, видеообращение на сайте, бизнес-завтрак для отдельных гостей и прочее. Важно сформировать значимость события в глазах гостей, ведь личное приветствие «хозяина дома» или VIP-гостей всегда формирует позитивное отношение, статус и доверие.
* Перерыв или кофе-брейк. Предусмотрите в программе вашего события любые точки отдыха. Они необходимы для того, чтобы участники могли обсудить происходящее и/или познакомиться, обменяться контактами. Кофе-брейк – это не только возможность набраться сил с помощью перекуса, взбодриться чашкой кофе, но и место встречи участников. Вы замечали, что перекус в присутствии незнакомых людей может быть стеснителен для некоторых участников, но также – это прекрасная неформальная обстановка, и совсем не вызывает скованности у большинства участников события. Поэтому любой формат легкого перекуса или просто чаепития позволит расслабиться и в неофициальной непринужденной обстановке поговорить о событии, и поделиться мнением обо всем происходящем.
* Фуршет. Отдельный элемент программы, точка выхода из события, заключения договоренностей, и просто поздравления участников, чествования гостей и неформального подведения итогов. Такой итоговой точкой может стать ужин, вечеринка или банкет. Фуршет можно использовать как более легкий неформальный вариант итогового мероприятия, ведь в формате фуршета гости имеют больше пространства для общения, перемещения и всех видов коммуникации.
Вот некоторые элементы, которые можно учесть в организации события для формирования его настроения и создания прекрасной атмосферы. Успешных ярких событий, вам, дорогие читатели!
